31 Mar Fungsi dan Manfaat Memakai Software HRM Bagi Perusahaan
Software HRM secara sederhana adalah perangkat lunak yang membantu tugas HR dalam pengelolaan manajemen karyawan. Bisa seputar penggajian, absensi bahkan lebih luas dari kedua hal tersebut.
Lantas apa itu aplikasi HRM, apa saja kelebihan atau manfaat yang didapatkan serta dan fungsinya? Software ini memang sangat membantu tugas HR dalam pengelolaan daya karyawan serta berbagai hal terkait personalia. Semua tugas tersebut dikerjakan dalam satu software atau aplikasi sehingga lebih detail, cepat dan jelas.
Manfaat dari Software HRM yang Perlu Diketahui
Ada banyak manfaat yang didapatkan ketika menggunakan aplikasi HRM yang perlu Anda ketahui. Di antaranya sebagai berikut ini:
- Lebih mudah dalam mengontrol gaji dengan informasi terkait jam kerja dan gaji sudah tersedia.
- Pembayaran pajak bisa dilakukan secara berkala tanpa perlu melakukan perhitungan secara manual.
- Proses recruitment menjadi lebih jelas, terbuka dan subjektif.
- Tugas administratif berkurang karena data terpusat dalam satu software.
- Penilaian kinerja, promosi, pelatihan dan berbagai hal lainnya lebih mudah.
Banyaknya manfaat yang didapatkan tidak hanya menguntungkan bagi perusahaan namun juga bagi karyawan. Sehingga mereka bisa bekerja lebih maksimal serta berkembang sesuai kompetensi masing-masing.
Berbagai Fungsi Software HRM yang Bermanfaat untuk Perusahaan
Ada banyak fungsi dari software HRM yang ternyata memberikan berbagai keuntungan serta manfaat bagi perusahaan. Tidak heran jika banyak perusahaan memilih menggunakan software satu ini untuk menunjang kegiatan bisnis mereka. Setidaknya ada 10 fungsi penting dari aplikasi HRM yang akan dijelaskan detail berikut ini.
1. Manajemen Penggajian
Mungkin Anda penasaran tentang apa saja fungsi utama HRM sebelum akhirnya memutuskan menggunakan software satu ini.
Salah satu fungsi utama yang sangat menguntungkan bagi perusahaan adalah terkait manajemen penggajian. Payroll atau penggajian merupakan hal yang harus dikelola sebaik mungkin dan sistematis.
Mengingat proses penggajian dilakukan setiap bulan bahkan ada perusahaan yang menerapkan sistem mingguan. Kemudahan dalam proses pemberian gaji sangat diharapkan agar tidak ada kerugian bagi pemberi kerja dan tenaga kerja.
Dibutuhkan ketelitian bagi seorang HR namun juga dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan cepat. Kalau jumlah tenaga kerja di perusahaan tersebut masih sedikit tentu bisa dihitung manual namun kalau ratusan tentu berbeda cerita.
Aplikasi atau software HRM menawarkan fungsi yang memudahkan dalam hal penggajian. Tersedia fitur yang memberikan informasi tentang data karyawan seperti jam masuk kerja, lama cuti, lembur dan lainnya.
Selain itu tersedia juga fitur mengelola, menghitung dan membuat laporan gaji sekaligus dalam satu aplikasi. Dengan begitu tugas HR akan menjadi lebih mudah dan cepat karena sudah dikerjakan oleh HRM.
2. Kemudahan Proses Recruitment
Sudah menjadi rahasia umum kalau tugas HR adalah terkait tenaga kerja salah satunya recruitment. Menemukan kandidat-kandidat baru dengan potensi unggul sesuai dengan standar serta kebutuhan perusahaan.
Meskipun sudah sering dilakukan dan banyaknya pelamar kerja terkadang proses ini memakan waktu lama. Bahkan proses setelah tes masih ada masa uji coba sampai akhirnya bisa tanda tangan kontrak.
Menariknya software HRM bisa membantu HR dalam proses recruitment terutama dalam hal data. Segala informasi tentang calon karyawan tersebut bisa disimpan untuk memudahkan dalam proses seleksi.
Hal inilah yang membantu HR mempertimbangkan kandidat tersebut secara terbuka dan berdasarkan data. Sehingga bisa menemukan kandidat terbaik dan benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan tersebut.
3. Pengelolaan Data-Data Organisasi
Fungsi penting dari software HRM terutama dalam hal pengelolaan data organisasi tidak perlu diragukan. Pengelolaan data seperti ini memang menjadi tugas HR untuk berbagai tujuan penting.
Misalnya informasi tentang identitas perusahaan dari lokasi, unit jabatan, job description untuk masing-masing divisi serta lainnya. Jika perusahaan memiliki banyak divisi dengan ratusan tenaga kerja begitupun job desknya juga banyak.
Pengaturan job desk harus detail mengingat akan menjadi tanggung jawab dari karyawan tersebut. Dengan memanfaatkan bantuan software HRM, proses ini hanya perlu dilakukan satu kali dan tersimpan otomatis.
Anda tidak perlu terus menerus memberikan informasi terkait job desk karena semua karyawan bisa mengaksesnya. Bahkan jika ada mitra yang membutuhkan informasi tentang perusahaan maka bisa memberikannya saat itu juga.
Hal ini tentu saja dapat membantu meningkatkan penilaian mitra terhadap perusahaan tersebut. Sehingga semakin dipercaya untuk bekerja sama dan menunjukkan kualitas dari bisnis Anda.
4. Pengelolaan Data-Data Karyawan
Selain mengelola tentang data perusahaan, software HRM juga membantu mengelola data karyawan. Pengelolaan data menjadi hal penting karena nantinya berkaitan dengan sistem penggajian mereka.
Mengingat karyawan adalah aset terpenting perusahaan yang harus dikelola dan dikembangkan semaksimal mungkin. Berbagai informasi penting tersebut bisa dimanfaatkan untuk pengembangan perusahaan sesuai keahlian dan bidangnya.
HR akan lebih cepat mendapatkan informasi keahlian dari masing-masing karyawan melalui aplikasi HRM. Misalnya perusahaan sedang membutuhkan karyawan untuk membantu meningkatkan penjualan karena sedang adanya event tertentu.
Sedangkan tenaga penjualan sangat terbatas sehingga membutuhkan bantuan tenaga dari bidang lain. Maka HR bisa menemukan tenaga kerja yang memiliki pengalaman dibidang penjualan atau pemasaran dari data karyawan tersebut.
Tidak perlu lagi melakukan tes atau wawancara untuk memberikan tenaga bantuan untuk bagian penjualan. Selain hemat waktu juga HR menjadi lebih hemat tenaga karena pekerjaan cepat terselesaikan.
Informasi data karyawan juga bermanfaat untuk menghitung dasar gaji serta tunjangan yang akan diberikan nantinya. Soal keamanan jangan khawatir karena software HRM memiliki perlindungan yang terjamin untuk keseluruhan data-data penting.
5. Fitur Manajemen Kompetensi
Dalam sebuah perusahaan pasti membutuhkan tenaga yang berbeda untuk masing-masing unit kerja. Perbedaan bisa dari skill, lulusan, usia serta berbagai standar lainnya yang disesuaikan aturan perusahaan.
Mengingat pentingnya hal itu, software HRM juga menyediakan fitur khusus untuk membantu pengukuran secara jelas dan sistematis. HRM membantu menganalisa kompetensi yang dibutuhkan di masing-masing unit kerja agar lebih efektif.
Membantu assessment yang bisa dipakai untuk berbagai keperluan HR sehingga kompetensi bisa sesuai. Sebagai aplikasi manajemen SDM tentu saja fungsi ini memberikan kemudahan bagi HR dalam penempatan karyawan.
Sehingga apa yang didapatkan sangat sesuai kebutuhan dan membuat tenaga kerja bisa lebih maksimal mengembangkan kompetensinya. Jadi bukan asal menerima karyawan dengan nilai tinggi atau lulusan terbaru namun benar-benar penempatan sesuai skillnya.
Untuk menunjang kompetensi dan skill karyawan, perusahaan sebaiknya mendukung dengan pemberian perangkat kerja terbaik. Anda bisa mendapatkan informasi terbaru tentang komputer dan berbagai peralatan elektronik di website kami jktgadget.com.
6. Membantu Proses Penilaian Kerja Karyawan
Fungsi penting dari software HRM membantu HRD memberikan penilaian terhadap kinerja dari karyawan tersebut. Penilaian kinerja ini memiliki peranan penting agar bisa bekerja lebih maksimal dengan kualitas hasil kerja terbaik.
Anda dapat melakukan penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan beberapa indikator dan variabel. Perusahaan dapat menentukan sendiri apa saja indikator serta variabel untuk mengukur kinerja karyawan.
Mengingat masing-masing perusahaan memiliki standar berbeda jadi boleh disesuaikan. Serta masing-masing karyawan memiliki tugas serta tanggung jawab pekerjaan yang berbeda juga sehingga tidak bisa disamakan ukuran kinerjanya.
Jika seorang HRD harus memeriksa sendiri kinerja karyawan untuk memberikan penilaian terkadang tidak subjektif. Adanya fitur ini dapat mencegah HRD melakukan kecurangan dan memberikan penilaian yang subjektif.
7. Pengelolaan Waktu Kerja
Ketika perusahaan memiliki banyak karyawan menandakan kalau tugas HRD jauh lebih berat juga. Pengelolaan waktu karyawan menjadi lebih rumit apalagi jika sering menerapkan jam lembur yang berbeda.
Dengan adanya software HRM tentu membuat proses pembagian jadwal kerja, izin, cuti serta lainnya menjadi lebih mudah. HRD tidak perlu lagi takut adanya kesalahan ketika membuat jadwal meskipun sudah dikerjakan sebaik mungkin.
Anda juga tidak perlu repot-repot merekap berbagai informasi seperti berapa lama izin dan apa tujuannya. Semua informasi terkait perizinan sudah tersedia otomatis karena berkaitan dengan informasi kehadiran.
Misalnya dalam satu minggu seorang karyawan langsung diketahui berapa kali datang terlambat, lembur ataupun cuti. Sehingga dengan adanya sistem ini membuat proses perhitungan gaji menjadi lebih cepat berdasarkan informasi tersebut.
8. Pengelolaan Reimburse Karyawan
Mungkin Anda sudah tidak asing dengan istilah remburse karyawan seperti asuransi, pensiun, uang lembur dan lainnya. Pengelolaan reimburse jika dilakukan dengan cara manual tentu membutuhkan waktu lebih lama.
Karena ada banyak informasi yang harus dimasukkan sehingga harus diperhatikan agar tidak keliru antar karyawan. Dengan mudahnya pengelolaan reimburse sudah menjawab pertanyaan apa kelebihan pengaplikasian HRM bagi perusahaan?
Apalagi jika perusahaan tersebut sudah memiliki puluhan hingga ratusan karyawan maka setiap informasi tidak mungkin dilakukan manual. Maka dengan adanya software HRM semua proses input data terkait reimburse menjadi lebih mudah dan cepat.
9. Pengaturan Suksesi Karyawan
Setiap perusahaan pasti ingin jika setiap posisi penting maupun jabatan krusial diduduki oleh orang-orang berkompeten. Dengan menggunakan software HRM, Anda akan lebih mudah mengatur suksesi karyawan untuk bisa mendapatkan calon terbaik.
Ketika ada posisi yang ditinggalkan oleh karyawan, pimpinan perusahaan tidak perlu bingung lagi. Karena sudah ada informasi tentang calon atau kandidat yang sesuai dengan jabatan tersebut.
Dengan adanya fitur ini membuat proses pengaturan suksesi karyawan tidak perlu lagi dilakukan manual. Semua informasi tentang karyawan baik prestasi maupun data-data penting lainnya sudah tersedia.
Jadi ketika membutuhkan karyawan untuk posisi tertentu maka tinggal menyesuaikan sesuai latar belakang pendidikan, kinerja, prestasi atau berbagai hal lainnya.
Karena adanya fungsi ini membuat proses menemukan karyawan berkompeten menjadi lebih praktis. Sehingga jabatan yang ditinggalkan bisa segera diisi tanpa perlu menunggu berlama-lama mencari penggantinya.
10. Sistem Absensi Online
Catatan tentang kehadiran karyawan menjadi informasi penting untuk menilai kinerja serta kedisiplinan karyawan. Sehingga pengelolaan informasi tentang kehadiran harus diperhatikan dan diatur sebaik mungkin.
Hal seperti ini terlihat sederhana namun pengaruhnya cukup besar terhadap penilaian kualitas karyawan. Serta dapat meminimalkan risiko kecurangan yang dilakukan terlebih lagi ketika berada dilapangan.
Software HRM menyediakan sistem absensi online yang memudahkan perusahaan serta karyawan dalam mengisi kehadiran. Sistem yang disediakan HRM berbasis online sehingga tetap bisa dipantau meski sedang berada diluar kantor.
Aplikasi ini juga didukung dengan verifikasi serta pelacakan GPS sehingga dapat mengetahui titik keberadaan karyawan. Selain itu Anda tidak perlu lagi input informasi kehadiran memakai kertas karena rekapitulasinya sudah tersedia otomatis.
Menggunakan HRM ternyata menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan terutama dalam manajemen karyawan.Dapatkan keuntungan menarik dari software HRM jika Anda mampu mengelolanya sebaik mungkin.
Untuk informasi lebih lanjut bisa menghubungi melalui website ptbsb.id atau no WA berikut.
Baca juga : PT BSB: Perusahaan Software Manufaktur Berpengalaman
No Comments