Software Manajemen Proyek Konstruksi: Pengertian dan Fungsi

30 Jun Software Manajemen Proyek Konstruksi: Pengertian dan Fungsi

Software manajemen Proyek Konstruksi adalah alat yang penting bagi para profesional di industri konstruksi untuk mengatur, mengendalikan, dan melacak berbagai aspek dalam sebuah proyek.

Dengan menggunakan software ini, tim proyek dapat mengoptimalkan efisiensi, meminimalkan risiko, dan meningkatkan produktivitas. Tugas-tugas yang sebelumnya perlu dilakukan oleh banyak orang, sekarang hanya perlu mengandalkan satu perangkat lunak.

Selain itu, Anda juga akan mendapat banyak manfaat dari software tersebut. Jadi, mari berkenalan dengan perangkat lunak manajemen proyek konstruksi dalam artikel ini.

Pengertian Software Manajemen Proyek

Manajemen proyek ialah penerapan pengetahuan, kemampuan, alat hingga teknik dalam aktivitas proyek supaya seluruh keperluan terpenuhi. Proyek dalam konstruksi sendiri ialah pekerjaan sementara guna menciptakan suatu produk berupa bangunan.

Bangunannya bisa bervariasi, mulai dari rumah, gedung, jembatan, jalan dan lainnya. Konstruksi bukanlah suatu pekerjaan rutin, namun pekerjaan spesifik yang dijalankan untuk meraih tujuan tertentu.

Sementara perangkat lunak manajemen dirancang secara khusus guna memfasilitasi pengerjaan proyek. Sehingga prosesnya menjadi lebih efisien daripada mengandalkan cara manual. Lantas, apa pengertian software manajemen proyek?

Software ini adalah aplikasi atau sistem komputer yang dirancang khusus untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan proyek.

Melalui penggunaannya, Anda dapat mengurus penjadwalan pekerjaan, mengembalikan modal, biaya proyek dan lainnya. Penggunaan teknologi ini tentu akan lebih menguntungkan daripada cara manual.

Biasanya perangkat lunak ini dapat diatur menyesuaikan keperluan organisasi maupun alur kerja yang berbeda. Jadi, siapa saja bisa menggunakannya untuk beragam jenis konstruksi.

Fungsi Software Manajemen Proyek Konstruksi

Jika sudah mempunyai seorang project manager, apakah masih diperlukan perangkat lunak khusus? Coba simak beberapa fungsi software manajemen yang sangat membantu dalam menyelesaikan proyek.

1. Perencanaan dan Penjadwalan

Fungsi pertama dari perangkat lunak ini adalah perencanaan dan penjadwalan. Anda dapat membagi proyek menjadi beberapa pekerjaan dengan menetapkan pencapaian, daftar tugas, tugas hingga subtugas.

Setiap item pekerjaan bisa diberi pihak pelaksana, tanggal mulai, tanggal selesai dan detail lainnya. Sehingga setiap item pekerjaan akan selesai tanpa ada masalah yang terjadi.

Perencanaan dan penjadwalan sendiri merupakan aspek penting dalam suatu pekerjaan. Adanya software manajemen proyek sangat membantu dalam memudahkan pembuatan rencana maupun jadwal unit kerja suatu proyek.

Bukan hanya itu, pekerjaan lain misalnya mengalokasikan sumber daya, mencatat tenggat waktu, mencatat penyelesaian unit kerja juga menjadi lebih cepat. Jadi akan memangkas waktu dan menjadikan pekerjaan lebih efisien.

Anda juga tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam menjalankan software manajemen, karena fiturnya dapat disesuaikan dengan keperluan operasionalisasi proyek. Jangan takut akan terbebani dengan fitur yang tidak kompatibel.

Lantas, apa bedanya melakukan penjadwalan menggunakan perangkat lunak dan manual? Jika menggunakan cara manual, tentu Anda harus mencatat pada kertas. Lalu perlu membawa kertas tersebut setiap diperlukan.

Sementara jika menggunakan perangkat lunak, Anda dapat membuat penjadwalan pada perangkat seperti laptop. Hal ini jauh lebih efektif dan praktis daripada menggunakan kertas.

2. Pengendalian Proyek

Software manajemen proyek sangat membantu dalam pengendalian. Anda bisa melacak apa saja yang terjadi dalam pelaksanaan proyeknya. Jadi, bisa pula mencegah risiko tertentu.

Melalui perangkat lunak ini, Anda bisa memperhatikan tingkat produktivitas anggota tim. Setiap tugas, deadline, bottleneck, permohonan maupun persetujuan dokumen bisa dipantau dengan baik berdasarkan data historis yang mudah ditemukan.

Karena adanya perangkat lunak, Anda tidak harus datang langsung ke setiap site guna memeriksa perkembangan proyek. Jadi dapat menghemat waktu, tenaga maupun biaya karena cukup melakukan pengendalian dengan satu perangkat lunak.

Ada pula aspek lain yang perlu dikendalikan, yakni biaya. Software manajemen proyek akan membantu memantau perkembangan biaya berdasarkan perencanaan awal. Apakah terjadi kelebihan atau justru kekurangan anggaran.

Melalui perangkat lunak, Anda bisa memahami risiko cost over budget yang mungkin terjadi kapan saja dan di ana saja. Jadi, dapat mengendalikan anggarannya supaya tidak terjadi masalah besar.

Melalui software manajemen proyek konstruksi, Anda bisa memantau perkembangan proyeknya setiap waktu. Temukan pencapaian, hambatan maupun masalah lainnya secara real-time.

Lantas, dapatkan pengukuran rencana dan target proyek secara online. Pada tahap ini, Anda dapat menentukan langkah penting untuk mengatasi terjadinya penyimpangan target.

3. Kolaborasi Tim

Di masa sekarang, kolaborasi tim bukan hanya dilakukan oleh pihak internal perusahaan. Namun juga bersama dengan anggota tim dari luar perusahaan. Supaya koordinasi menjadi lebih mudah, Anda perlu mengandalkan software manajemen.

Ketika anggota tim hanya berasal dari pihak internal, mungkin koordinasi bisa dilakukan secara langsung di kantor. Namun, jika tim bertambah besar dan berasal dari berbagai pihak eksternal, diperlukan perangkat lunak berbasis cloud untuk memfasilitasinya.

Setiap proyek sendiri pasti mempunyai anggota tim dengan tugas dan tanggung jawab berbeda. Biasanya akan terasa sulit untuk mengumpulkan semua anggota tim dalam rapat secara langsung di perusahaan.

Jadi, software manajemen akan membantu tim untuk berkolaborasi dan mencegah terjadinya gangguan komunikasi akibat tidak optimalnya rapat tatap muka. Setiap anggota tim dapat mengakses perangkat lunak tanpa harus mengikuti jadwal rapat tatap muka.

Tim sendiri merupakan sumber daya manusia yang wajib diperhatikan dengan baik. Pastikan anggota tim juga merasa nyaman dalam bekerja dan berkolaborasi. Misalnya dengan membebaskan mereka untuk berbagi ide, menulis jam kerja dan mengatur waktu istirahat.

Manfaatkan software manajemen untuk membuat para anggota tim bisa mengakses jadwal pengerjaan, status perkembangan maupun merespon revisi hingga mengidentifikasi masalah dalam unit kerja.

Mereka bisa melakukan berbagai aktivitas tersebut secara mudah hanya menggunakan laptop atau smartphone. Manfaatkan pula fitur notifikasi supaya anggota tim mendapat peringatan deadline dan error untuk mendukung kualitas kerja mereka.

Anda dapat memberikan ruang dan memantau kinerja tim melalui software manajemen. Pastikan koordinasi dan kolaborasi tim berjalan dengan baik supaya proyek juga berjalan lancar.

4. Dokumentasi Proyek

Dokumentasi tergolong sistem manajemen yang penting dalam dunia konstruksi. Anda dapat menyimpan informasi penting secara aman dalam dokumen di perangkat lunak.

Menyimpan dokumentasi dalam software manajemen tentu akan lebih aman daripada menyimpannya di aplikasi biasa. Anda akan lebih terbebas dari risiko kerusakan atau kehilangan data.

Ketika suatu data dokumentasi hilang, tentu akan berpengaruh buruk pada kelangsungan proyek yang sedang dikerjakan. Oleh sebab itu, simpan saja data dokumentasi pada perangkat lunak dengan fungsi khusus.

Selain itu, dengan adanya sistem online integrated cloud, siapa saja dapat mengakses dokumentasi proyek. Misalnya saja Anda memberikan akses kepada stakeholder dan anggota tim.

5. Integrasi dengan Teknologi Lain

Biasanya software manajemen dapat diintegrasikan dengan teknologi lain. Ketika suatu perangkat lunak dapat terhubung dengan program penting lainnya tentu akan membantu dalam meningkatkan pengoperasian.

Jadi, manfaatkan saja perangkat lunak yang begitu menguntungkan ini. Anda bisa membangun kolaborasi dengan program atau teknologi lainnya secara mudah, cepat dan tentu saja lancar.

Tinggalkan saja cara manual yang banyak menghabiskan waktu, tenaga maupun biaya. Sekarang saatnya berganti ke software manajemen khusus untuk proyek konstruksi.

Apakah Anda sedang menjalankan proyek kontraktor maupun non-kontraktor, jangan mengandalkan cara manual untuk manajemen. Manfaatkan software manajemen supaya proyek berjalan lebih efektif dan efisien.

Dapatkan jasa pembuatan software terbaik dan berpengalaman bersama PT BSB. Luangkan waktu untuk berkonsultasi bersama kami melalui https://www.ptbsb.id/ atau hubungi via WA.

Baca juga : ERP Software: Pengertian, Contoh, dan Jenisnya